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2021.12.15

【実施報告】在宅ワークの生産性を高める習慣化プログラム

古川武士氏
習慣化コンサルティング株式会社 代表取締役

12月15日(水)に小社刊『成果を増やす 働く時間は減らす 高密度仕事術』著者・古川武士氏の「在宅ワークの生産性を高める習慣化プログラム」無料デモセミナーを開催しました。テレワークのデメリットは効率と生産性に関するものが多く、その原因は「習慣化」です。生活と働き方の「習慣化」を見直し、最適化するヒントをお伝えしました。

在宅ワークにおける課題

習慣化コンサルティングで「在宅ワークにおける課題」を調査したところ、「移動がなくなったので気持ちの切り替えが難しい」「集中が続かないので、決めたTODOが処理できない」「オンライン会議で緊張感が続かない」「集中できない」「通勤時間がないせいか、生活リズムが崩れ、残業してしまう」などの悩みが挙がりました。これらの悩みは「習慣」に関するものがほとんどで、原因は次の3つが考えられます。

1.他者管理から自己管理へのシフトの困難さ
2.通勤時間の消滅による切り替え不足
3.生活習慣の激変によるエネルギー低下

始業/終業時間、残業規制、他者の目線など「他者管理」で働いていたため、緊張感が消滅してしまっている。通勤により仕事モードのオンオフができていたが、通勤の消滅により朝のスイッチオン/夜のスイッチオフができなくなっている。運動不足で睡眠や集中力が低下している。人との繋がりがなくなり、気持ちが落ちている。これらが在宅ワークの悩みの原因と考えられます。

在宅ワークこそ、ワークライフバランスが重要です。テレワークスタイル用の新しい生活習慣/仕事習慣をつくる必要があります。

ライフ-新しい生活習慣

生活習慣と在宅ワークの生産性は直結しています。自分の生活の理想と現実のタイムスケジュールを書いて、見える化することをおすすめしています。このスケジュールをオフィスに出社時と在宅ワークの2種類つくり、自分のリズムを把握します。理想の生活リズムにするために、守るべき時間やルールのことを「センターピン」と呼びます。例えば、退社時間、早朝の電車時間、PCをOFFにする時間などを決め、良い循環の鍵とします。
また、理想の生活リズムを崩す出来事や予定などのパターンを「ボトルネック」と言います。飲み会、残業、ネットサーフィン、土日、体調不良など、挫折の原因を把握することで、挫折パターンから抜け出せるようになります。

ワーク-新しい働く習慣

働き方習慣を改善するための「仕事の高密度化」をお伝えします。「高密度仕事術」とは、単位時間あたりの生産性を極限まで引き上げ、仕事の成果を高める方法です。残業が減らない原因は、「会議が長い」「無駄な資料作成がある」「仕事に対して人が少ない」などの組織の問題と、「無計画で仕事をする」「完璧主義による過剰品質仕事」「集中力の低さによる残業」「先延ばし癖」など個人が取り組む問題の2つに分けられます。今回の「高密度仕事術」では、個人の働き方習慣を改善する方法をお伝えします。

高密度化への3原則

高密度仕事術の3原則は、
 原則1.制限時間を設けて緊張感を生み出す
 原則2.激しく集中できるエネルギーを充電する
 原則3.完璧主義をやめ最善主義で考える

の3つです。
非効率な仕事のやり方・リズムを変えるには、緊張感が必要です。終業後に予定があるから仕事をスピーディーに終わらせる、会議室が1時間しか取れなかったから、時間内で結論を出すなどの経験はありませんか?制限時間があるから、緊張感を持って、仕事に取り組むことができるのです。
また、完璧主義の人は、自分のこだわりや理想を目指し、プロセスにおける完璧を追求するため、過剰品質になりがちです。最善主義で、限られた時間で目的やニーズに向けて最善の結果を追求する考え方にシフトしましょう。

効率を高める5つの習慣

5つの効率を高める習慣を一つずつ解説します。
1.シングルモードで徹底的に集中する
頭がマルチタスク状態では意識が分散し、効率が極端に落ちます。資料作成、打合せ、アイデア発想、細かい数字のチェックなどシングルタスクで行うものをまとめて行うと効率的です。

2.最重要の仕事を朝一番に片づける
その日のうちにやるべき重要な仕事が終わっていないと帰れません。やるべき重要な仕事は、気が重くてエネルギーを使う仕事であることが多く、なかなか着手できません。仕事で疲れ果てて精神的なエネルギーが枯渇している残業時間にそのような仕事を行うのは、さらに時間がかかってしまうので、一番エネルギーがある朝のうちに片付けましょう。

3.先延ばしをなくす
苦手な仕事、面倒な仕事などの先延ばしにしているタスクは、ストレスを小さくして着手します。チャンクダウンと言う「物事の手順を具体化、明確化する」という方法で、複雑な仕事を15分単位の小さなタスクに分けてしまえば、行動することへの心理的な負荷は下がります。また、ベビーステップで始めることも効果的です。ハードルを下げて、まずは小さな一歩で踏み出すことを意識してください。

4.突発をコントロールする
仕事は一人でやっているわけではありませんので、急な仕事の依頼は必ず発生します。突発に邪魔されて、集中すべき仕事に戻れない人は、大きなモジュールを15分単位のモジュールに作業を分けましょう。単位が小さいので、切りがいいところで終わらせて、突発業務から戻ってきてから、次のモジュールからスタートすることができます。また、突発時間にまとめて処理するようにし、相手と納期を調整することも重要です。

5.余計なことを減らす
無駄な作業、非効率な時間を発見し、思い切って削減しましょう。口頭で十分なのに、無駄な資料を作成していたり、探し物に時間を費やしていたりなど、余計なことはやめます。最善主義の発想で徹底して最適化してください。

ご参加者の声

・在宅ワークの課題が整理できた。
・在宅ワークにおける課題は、自分に当てはまることが多く、参考になった。
・コロナが落ち着いてからも、出社と在宅の組合せが続いているので、講義の内容を意識したい。
・リモートを強制導入した際に、1日の上限時間を規制をした。結果、残業は減っていないので、高密度化についての考え方に学びがあった。
・在宅勤務の課題解決につながる濃い内容。ぜひ自社の社員にも紹介したい。
・残業の話はとても納得感があった。
・在宅勤務が中心となる勤務形態がプライベートの時間に組み込まれることで、習慣や生活が激変しているということで、大幅な見直し(作り直し)が必要になっている。制限があるところに改善が生まれる。意思だけだと必要性がなければ変化するまでに至らない。業務のためだけでなく、生活、人生全体の高密度化が狙えるといい。

講師プロフィール

古川 武士 (ふるかわたけし)

習慣化コンサルティング株式会社 代表取締役

関西大学卒業後、日立製作所などを経て2006年に独立。
約5万人のビジネスパーソンの育成と10,000人以上の個人コンサルティングの経験から「続ける習慣」が最も重要なテーマと考え、日本で唯一の習慣化をテーマにしたコンサルティング会社を設立。オリジナルの習慣化理論・技術を基に、個人向けコンサルティング、習慣化講座、企業への行動定着支援の事業を開始。2016年には中国で6,000名規模の習慣化講演を行い、本格的に海外進出を始める。
著書は現在21冊、95万部を超え、中国・韓国・台湾・ベトナムなど海外でも広く翻訳され読まれている。
テレビ、ラジオなど9年間で180のメディアに登場。NHK全国放送「ごごナマ」、テレビ東京「東京ガルリ」、テレビ朝日「モーニングバード」、TBSテレビ「あさチャン!」、ラジオJ-wave「GOOD NEIGHBORS」、「smile on sunday」、 東京FM中西哲生の「クロノス」など多数出演。日本経済新聞、読売新聞などで大きく取り上げられるとともに、雑誌やWEBメディアなど、毎月2-3本のペースで取材、連載を受けている。

企業向けには会社の仕事の生産性を高める「高密度仕事術」を実施、政府主導で行なわれている「働き方改革」への取り組みとして多くの企業からオファーが絶えない。

主な著書に『なぜ、あなたは変われないのか?』(かんき出版)、『30日で人生を変える「続ける」習慣』『新しい自分に生まれ変わる「やめる」習慣』(ともに日本実業出版社)、『2割に集中して結果を出す習慣術』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『人生の主導権を取り戻す「早起き」の技術』(大和書房)などがある。

http://www.syuukanka.com/index.html
残業を継続的に減らす仕事の高密度化習慣研修
生産性の高い会議を運用する「高密度会議術」研修
【講師動画】古川武士氏~生産性を高める会議術
古川武士氏インタビュー記事

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