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2021.08.24

【実施報告】テレワークを阻む“7つの壁”

初谷 純
一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事

8月24日(火)に人事部門の方を対象に「テレワークを阻む“7つの壁”」と題した無料デモセミナーを開催しました。テレワークの浸透が進めば進むほど、色々な問題や課題がでてきます。テレワークに関するよくあるお悩み(通称7つの壁)の解消法をお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。

1.会議でみんなカメラOFF。上手くコミュニケーションが取れません!

今日は、お客様からよく質問されるテレワークに関するよくあるお悩みの7つをお伝えします。
通信の問題とかもあるかと思いますが、何となくカメラOFFで会議をしてしまっている企業は要注意です。逆光で表情が見えない人もいませんか?オンライン会議で顔が見えないということは、フルフェイスのヘルメットを被って参加しているようなものです。会議中に、参加者が怪訝な顔しているのが分かれば、話止めることもできますが、顔がみえないとそれもできない。こんなムダなことは無い。会議時間が伸びる原因です。
基本はカメラON、表情がはっきり見える明るさの部屋、窓を背にしない(逆光注意)の3点は実施してください。

2.遅刻が当たり前。会議が時間通りに始まらない!

テレワークのNG行動は、相手の時間を奪うことです。NG行動の1つ目は相手の時間を奪うことです。効率を上げたり、残業時間を圧縮しようと工夫しているのに、5人のミーティングに1人が1分遅刻したとすると5分ムダ。それが6回あると30分のムダになります。
提唱しているのは5分前行動です。投影する資料を準備しておく、前回のレポートや議事録を読むなど、相手の時間を奪わないよう、打合せをスムーズに進められるよう、打合せの質を上げましょう。

3.顔を合わせる頻度が少なすぎて、雑談できない!

席の隣に座っていないと雑談が減ります。雑談が減ると、信頼関係、エンゲージメント、イノベーション、アイデア発想、問題発見、問題解決がダウンします。だからこそ、先程もお伝えした5分前入室がおすすめです。会議前に入室し、その時間で雑談し、情報交換をしましょう。出社しているときには、会議室に先に集まったメンバーで雑談、会議室までのエレベータの中で雑談していましたよね。

4.ちょっとした悩みを相談したいけど、わざわざ電話するのもな~、どうしよう?

テレワークでひとりで仕事をしているので、ちょっとした悩みを後回しにしがちです。ちょっとした悩みや疑問をそのまま放置していると、ゆくゆく塵が積もってダメージが出てきます。解消するための鍵はスケジューリング。オフィスでは、会議・打合せが終わった後に「ちょっといいですか?」と言って、質問していたと思います。オンライン会議でモヤッとしたことは、アディショナルタイムで解決しておきましょう。元気のないメンバーにフォローの声掛けするのにも使えます。

5.移動時間が減ったはずなのに、なぜか残業地獄!

移動時間がないからと、パツパツのスケジュールを組んでしまうと、打合せで決まったことなどの作業をこなすために残業していることはありませんか?これもスケジューリングが鍵です。打合せと打合せの間に30分空けておくと、TODOで決まったことや修正をその30分で処理できます。他の人を待たせない、自分にも早くリターンが返ってくるから仕事がサクサク進みますね。

6.会議の時間が長引きすぎ。こんな内容でなんで1時間もかかるの!

レスポンスの時差、リアクションが見えにくい、同時に喋れないなど、オンライン会議が長くなってしまう理由はたくさんあります。会議にアジェンダは必須です。議論を空中戦にしない、各自が時間を意識する、ヌケモレ防止、ToDo確認時間の確保のために、アジェンダを用意しましょう。

7.会議中みんな内職していて、全然聞いてない!

こちらもアジェンダで解決します。アジェンダに空欄を用意することで、会話をコントロールできます。例えば、イベントの詳細を決める打合せの場合、「テーマ」「時期」「会場」を書いておけば、議題以外の方向に話がそれることもなくなります。話の脱線防止や、決めたいことを決めたい順番で誘導するために有効です。
戦略的な指名もおすすめです。「何か意見ある人?」と全員に一度に問いかけることは止めたほうがいいです。話をいい方向に進めてくれそうな人から名指ししましょう。話が長い、脱線しやすい人は後回しにすることが会議をスムーズに進める秘訣です。

講師プロフィール

初谷 純 (はつがい じゅん)

一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事

<経歴>
大学卒業後、株式会社成城石井入社。輸入ワイン、洋酒の仕入れおよび営業部門を担当。JSA認定ワインソムリエ資格を取得し、当時最年少で管理職へ抜擢される。その後、ビジネスパーソンのスキルアップ支援ビジネスを展開する、株式会社かんき出版に参画。クライアント企業向けに、人財育成施策の支援、研修プログラム提供などに携わる。

一方で、一般社団法人オンラインコミュニケーション協会を設立。Zoom、Teams等に代表されるWeb会議、オンライン商談システムを活用したコミュニケーション術の調査、研究や、企業向けの活用支援に取り組んでいる。法人企業、公共団体向けの、オンラインツール活用の支援実績は263件、画面越しで出会ったビジネスパーソンの数は9,186名を超える。協会のポリシーは「画面越しのコミュニケーションをより円滑に、より豊かに」。


<主な担当実績・分野>
大手IT企業における、企業内大学への研修プログラム提供
大手自動車ディラーにおける、人事施策のコンサルティング、社内浸透施策の提供
大手食品メーカーにおける、社内イノベーション施策へのプログラム提供
大手製造メーカーにおける、次世代リーダー育成施策へのプログラム提供
その他、近年はテレワーク導入案件の支援実績多数

https://onlinecommunication.jp/
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