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2021.02.25

【実施報告】画面越しのコミュニケーション術の基本

初谷 純
一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事
株式会社かんき出版 教育事業部

2月25日(木)に人事部門の方を対象とした「画面越しのコミュニケーション術の基本」無料セミナーを開催しました。これまでに企業のオンライン活用の場面を263件以上サポートしてきた弊社教育事業部のメンバーが担当。50名規模の中小企業から、20,000名規模の大手企業まで、幅広い業界におけるクライアント企業様を支援してきた実例も交えながら、テレワーク導入中の企業が押さえておくべき研修テーマとポイントをお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。

テレワークを『始めただけの企業』と『一歩先を行く企業』の差

生産性を簡単に表すと「売上げ(もしくは利益)÷労働時間」となります。オンライン会議で移動時間が減って生産性が高まった!というのは、移動時間が減っただけで、売上げは伸びていません。オンライン商談が上手く決まらない、会議で良いアイデアが出ない、課題解決のスピードが落ちているなどは、全部売上げ(利益)が落ちているということです。
テレワークになって劇的に変わったことは、すぐ隣にメンバーいないこと。その結果、信頼関係、エンゲージメント、アイデア、イノベーション、問題発見、問題解決がダウンしてしまうのです。テレワーク成功のカギは、コミュニケーションの質、量を高められるか、維持できるかという点です。 

オンライン会議を始める前に重要なこと

表情が見えないということは、フルフェイスのヘルメットと被って、会議に参加しているようなものです。表情が見えない人とのコミュニケーションは難しいです。社員同士が嬉しいのか、悲しいのか、怒っているのかを共有できない組織が上手くいくはずがありません。
カメラで表情が分かるように、明るい部屋から参加する、窓を背にしない、スマホのライト使うなど工夫してください。

背景に余計な情報があると、人間の周辺視野の問題で5%気が散ると言われています。対面の時は背景という認識自体がほぼないと思いますが、オンラインはどうしても目に入ってします。リビングが映っていたり、ゴルフバックが映っていたり、絵画が飾ってあったり、人が通り過ぎたり。5%集中力が落ちた状態で毎回会議や商談していて成果は上がるでしょうか?

画面越しのコミュニケーションの裏技

画面共有のコツは、ポインターを使う、やじるし大きくしておく、16:9の画面サイズ、MeiryoUIなどフォントも見やすい=疲れないものを使う、会議のアジェンダを準備するなどです。

打合せの時短をしたいなら、戦略的オーバーリアクションと「○○さんはどう思う」と名指しで問いかけることです。良いリアクションが、ビジネスをスムーズに進めます。イイねって言ってあげないと、まだみんな納得してくれてないと思って永遠に話してしまう。Badって言ってあげなければ、理解できないまま進んでしまう。驚いたなら驚いた。戦略的にいつもの2倍で反応しましょう。
「何か意見ある」という質問はNGです。名指しで質問しましょう。

リモートワークにおけるNG行動

NG行動の1つめは相手の時間を奪うことです。効率を上げたり、残業時間を圧縮しようと工夫しているのに、5人のミーティングに1人が1分遅刻したとすると5分ムダ。それが6回あると30分のムダになります。
提唱しているのは5分前行動です。投影する資料を準備しておく、前回のレポートや議事録を読むなど、相手の時間を奪わないよう、打合せをスムーズに進められるよう、打合せの質を上げましょう。
遅刻のリスクがあるので、パツパツのスケジュールもやめましょう。会議、打合せが終わった後に「ちょっといいですか?」と言って、呼び止められることはありませんか。この5分で仕事が進むことがよくあります。または、しょぼんとしているメンバーにフォローの声掛けするのも、このちょっといい?の5分です。余裕のないスケジュールにせずに、終了後5分のアディショナルタイムで雑談相談をし、解決しておくとテレワークの質が変わります。
打合せの後に30分空けておくのもおすすめです。TODOで決まったことや修正をその30分で処理できます。他の人を待たせない、自分にも早くリターンが返ってくるから仕事がサクサク進みますね。

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