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2022.02.07

【実施報告】画面共有機能を使った戦略的対話術

初谷 純
一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事

2月7日(月)に人事部門の方を対象に「画面共有機能を使った戦略的対話術」と題した無料デモセミナーを開催しました。オンライン上での会議や商談をスムーズに進めるための、画面共有機能を効果的に活用するテクニックをお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。

戦略的対話ができている企業・できていない企業

オンライン/対面のどちらの会議が難しいかを質問すると、オンラインの方が難しいと回答する方が圧倒的に多いです。オンラインが難しい理由は、リアクションが見えにくい、集中力が続かない、意見の量が出ない、意見を集約しにくいなどが挙げられます。Zoom、Teamsなどのオンラインツールを導入しただけでは、オンライン会議は成功しません。オンラインならではの戦略的な対話のスキルを身につけることで、アイデアが増えたり、質の高いコミュニケーションができたり、良い商談ができたりと、利益がアップし、生産性が向上します。

会議・商談がスマートに進む魔法の画面共有術

①アジェンダは必須
アジェンダがあることで、打合せで話し合う内容、時間配分を全員で共有できます。議論を空中戦にしないようにする、各自が時間を意識する、ヌケモレ防止のためにもアジェンダは必ず用意しましょう。会議の最後には、誰がいつまでに何をやっておくか「ToDo確認」の時間を確保することを忘れないようにしてください。

②空欄で会話をコントロール
「ゲシュタルトの穴」という「人間は空白を埋めたくなる」という心理学があります。例えば、イベントの詳細を決める打合せの場合、「テーマ」「時期」「会場」を書いておけば、議題以外の方向に話がそれることもなくなります。空欄で、聞きたいことを、聞きたい順番で話すよう、会話をコントロールすることができます。今回の議題ではない内容が上がった場合はパーキングロットへ逃がしておきます。Office365を導入している企業は、PowerPointの共同編集を用いてその場で書き込むと、話し合っている内容の認識合わせができます。
リモートワークで移動時間が減っていますので、その時間を事前準備に割き、相手にどう行動してほしいかを考えて、画面共有で見せるものを用意しましょう。

③話し方のコツ
オンラインでは、「何か意見ある人?」 と聞いても、意見は出にくいです。戦略的に話をいい方向に進めてくれそうな人から名指ししましょう。話が長い、脱線しやすい人は後回しにすることが会議をスムーズに進める秘訣です。
オンライン会議でのNG行動は、相手の時間を奪うことです。5分前入室を心掛け、マイク・カメラチェック、投影資料の準備、前回の議事録を読む、雑談をするなど行いましょう。リモートワークはコミュニケーションが取りづらいと言われています。会議前の5分間で雑談を行うことで、アイデアの質・量が向上し、行動に繋がります。

多くの人が勘違いしている“画面共有機能”の使い方

数字ばかりのExcel、カラフルで字が読みにくい資料、文字の大きさが小さい、フォントスタイルが見にくいなどの資料を投影していませんか?オンラインツールで共有すると、自分が思っている以上に相手は見えていません。「Wordの縦資料ではなくPowerPoint」「1スライドにつき105文字以内」「3色以内」「24ポイント以上」「書体はMeiryoUI」「スライドサイズは16:9のワイド」「ポインターを使って視線を誘導」を意識して、資料作成や資料共有をしましょう。

今こそ社員のオンラインスキルをを磨こう

新型コロナ対策、労働人口減少による優秀な人材の確保、個人の価値観、ワークライフバランスの変化、経費削減などの理由により、リモートワークはこれからも続いていきます。貴社の社員達が画面共有機能の正しい使い方を知らないままでしたら、どのような影響がありそうですか?いまこそ、社員のオンラインスキルを磨くチャンスです。ぜひ、かんき出版にお問い合わせください。

講師プロフィール

初谷 純 (はつがい じゅん)

一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事

<経歴>
大学卒業後、株式会社成城石井入社。輸入ワイン、洋酒の仕入れおよび営業部門を担当。JSA認定ワインソムリエ資格を取得し、当時最年少で管理職へ抜擢される。その後、ビジネスパーソンのスキルアップ支援ビジネスを展開する、株式会社かんき出版に参画。クライアント企業向けに、人財育成施策の支援、研修プログラム提供などに携わる。

一方で、一般社団法人オンラインコミュニケーション協会を設立。Zoom、Teams等に代表されるWeb会議、オンライン商談システムを活用したコミュニケーション術の調査、研究や、企業向けの活用支援に取り組んでいる。法人企業、公共団体向けの、オンラインツール活用の支援実績は263件、画面越しで出会ったビジネスパーソンの数は9,186名を超える。協会のポリシーは「画面越しのコミュニケーションをより円滑に、より豊かに」。


<主な担当実績・分野>
大手IT企業における、企業内大学への研修プログラム提供
大手自動車ディラーにおける、人事施策のコンサルティング、社内浸透施策の提供
大手食品メーカーにおける、社内イノベーション施策へのプログラム提供
大手製造メーカーにおける、次世代リーダー育成施策へのプログラム提供
その他、近年はテレワーク導入案件の支援実績多数

https://onlinecommunication.jp/
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