2月7日（月）に人事部門の方を対象に「画面共有機能を使った戦略的対話術」と題した無料デモセミナーを開催しました。オンライン上での会議や商談をスムーズに進めるための、画面共有機能を効果的に活用するテクニックをお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。
戦略的対話ができている企業・できていない企業
オンライン／対面のどちらの会議が難しいかを質問すると、オンラインの方が難しいと回答する方が圧倒的に多いです。オンラインが難しい理由は、リアクションが見えにくい、集中力が続かない、意見の量が出ない、意見を集約しにくいなどが挙げられます。Zoom、Teamsなどのオンラインツールを導入しただけでは、オンライン会議は成功しません。オンラインならではの戦略的な対話のスキルを身につけることで、アイデアが増えたり、質の高いコミュニケーションができたり、良い商談ができたりと、利益がアップし、生産性が向上します。
会議・商談がスマートに進む魔法の画面共有術
①アジェンダは必須
アジェンダがあることで、打合せで話し合う内容、時間配分を全員で共有できます。議論を空中戦にしないようにする、各自が時間を意識する、ヌケモレ防止のためにもアジェンダは必ず用意しましょう。会議の最後には、誰がいつまでに何をやっておくか「ToDo確認」の時間を確保することを忘れないようにしてください。
②空欄で会話をコントロール
「ゲシュタルトの穴」という「人間は空白を埋めたくなる」という心理学があります。例えば、イベントの詳細を決める打合せの場合、「テーマ」「時期」「会場」を書いておけば、議題以外の方向に話がそれることもなくなります。空欄で、聞きたいことを、聞きたい順番で話すよう、会話をコントロールすることができます。今回の議題ではない内容が上がった場合はパーキングロットへ逃がしておきます。Office365を導入している企業は、PowerPointの共同編集を用いてその場で書き込むと、話し合っている内容の認識合わせができます。
リモートワークで移動時間が減っていますので、その時間を事前準備に割き、相手にどう行動してほしいかを考えて、画面共有で見せるものを用意しましょう。
③話し方のコツ
オンラインでは、「何か意見ある人？」 と聞いても、意見は出にくいです。戦略的に話をいい方向に進めてくれそうな人から名指ししましょう。話が長い、脱線しやすい人は後回しにすることが会議をスムーズに進める秘訣です。
オンライン会議でのNG行動は、相手の時間を奪うことです。5分前入室を心掛け、マイク・カメラチェック、投影資料の準備、前回の議事録を読む、雑談をするなど行いましょう。リモートワークはコミュニケーションが取りづらいと言われています。会議前の5分間で雑談を行うことで、アイデアの質・量が向上し、行動に繋がります。
多くの人が勘違いしている“画面共有機能”の使い方
数字ばかりのExcel、カラフルで字が読みにくい資料、文字の大きさが小さい、フォントスタイルが見にくいなどの資料を投影していませんか？オンラインツールで共有すると、自分が思っている以上に相手は見えていません。「Wordの縦資料ではなくPowerPoint」「1スライドにつき105文字以内」「3色以内」「24ポイント以上」「書体はMeiryoUI」「スライドサイズは16:9のワイド」「ポインターを使って視線を誘導」を意識して、資料作成や資料共有をしましょう。
今こそ社員のオンラインスキルをを磨こう
新型コロナ対策、労働人口減少による優秀な人材の確保、個人の価値観、ワークライフバランスの変化、経費削減などの理由により、リモートワークはこれからも続いていきます。貴社の社員達が画面共有機能の正しい使い方を知らないままでしたら、どのような影響がありそうですか？いまこそ、社員のオンラインスキルを磨くチャンスです。ぜひ、かんき出版にお問い合わせください。
