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2021.07.27

【実施報告】Zoom、Teamsで良質な会議できていますか?「オンライン会議術」

初谷 純
一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事
株式会社かんき出版 教育事業部

7月27日(火)に人事部門の方を対象に「Zoom、Teamsで良質な会議できていますか?オンライン会議術」と題した無料デモセミナーを開催しました。テレワークは、コロナ対策としてだけではなく、今後もどんどん広がります。在宅勤務や、テレワークという新たな環境にチャレンジする貴社のビジネスがうまくいくように社内ルールのお話をお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。

ダメな会議が組織に与えるインパクト

オンライン会議は難しいと感じている人が多くいらっしゃいます。対面に比べて、リアクションが見えにくい、本音が見えにくい​、、意見の量が出ない、意見を集約しにくい、​質の高い議論ができないなどの課題をお持ちのようです。テレワークが急速に増えて1年半が経過。オンライン会議格差が出ています。ダラダラと時間が長く、アイデアの量も質も低い会議の会社と、対面と遜色なくアイデアが出て、短時間で終わる会議の会社に二極化しています。「ダメな会議は虫歯と一緒」。痛くなったときにはリカバリしないといけません。虫歯と同様に予防が大切。日頃から会議術を磨いていきましょう。

オンライン会議を始める前にこれだけはやっておこう

①カメラ
カメラオフ文化のチームや部門はありませんか?部屋暗くて表情が見えない方はいませんか?体面での会議で例えると、フルフェイスのヘルメットを被って参加しているようなものです。会議中に、参加者が怪訝な顔しているのが分かれば、話止めることもできますが、顔がみえないとそれもできない。こんなムダなことは無い。会議時間が伸びる原因です。
基本はカメラON、表情がはっきり見える明るさの部屋、窓を背にしない(逆光注意)の3点は実施してください。

②5分前入室
相手の時間を奪うことはNG行動です。5分前に入室し、投影する資料を準備しておく、前回のレポートや議事録を読む、、雑談内容考えておくなど、会議前に準備をしましょう。開始後に「マイク取ってきます」は、みんなの時間を奪う行動です。

③30分ずらしてスケジューリング
打合せと打合せの間に30分の時間を作っておくことで、TODOで決まったこと、修正が必要になったことをその30分で処理できます。他の人を待たず、自分にも早くリターンが返ってくるので、仕事がサクサク進みます。

会議がスマートに進む魔法のテクニック

①アジェンダは必須
議論を空中戦にしない、各自が時間を意識する、ヌケモレ防止、最後は『ToDo確認』の時間を確保するために、アジェンダを用意しましょう。

②空欄で会話をコントロール
例えば、イベントの詳細を決める打合せの場合、「テーマ」「時期」「会場」を書いておけば、議題以外の方向に話がそれることもなくなります。話の脱線防止や、決めたいことを決めたい順番で誘導するために有効です。

③戦略的なオーバーリアクション
うなずきを使いこなしましょう。何でもかんでもうなずくのはなく、わかった/わからないを表情で伝えましょう。笑顔、渋い顔など戦略的にオーバーリアクション!ミュートはなるべく解除しましょう。

④戦略的な指名
「何か意見ある人?」 は機能しにくいです。話をいい方向に進めてくれそうな人から名指ししましょう。話が長い、脱線しやすい人は後回しにすることが会議をスムーズに進める秘訣です。

講師プロフィール

初谷 純 (はつがい じゅん)

一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事

<経歴>
大学卒業後、株式会社成城石井入社。輸入ワイン、洋酒の仕入れおよび営業部門を担当。JSA認定ワインソムリエ資格を取得し、当時最年少で管理職へ抜擢される。その後、ビジネスパーソンのスキルアップ支援ビジネスを展開する、株式会社かんき出版に参画。クライアント企業向けに、人財育成施策の支援、研修プログラム提供などに携わる。

一方で、一般社団法人オンラインコミュニケーション協会を設立。Zoom、Teams等に代表されるWeb会議、オンライン商談システムを活用したコミュニケーション術の調査、研究や、企業向けの活用支援に取り組んでいる。法人企業、公共団体向けの、オンラインツール活用の支援実績は263件、画面越しで出会ったビジネスパーソンの数は9,186名を超える。協会のポリシーは「画面越しのコミュニケーションをより円滑に、より豊かに」。


<主な担当実績・分野>
大手IT企業における、企業内大学への研修プログラム提供
大手自動車ディラーにおける、人事施策のコンサルティング、社内浸透施策の提供
大手食品メーカーにおける、社内イノベーション施策へのプログラム提供
大手製造メーカーにおける、次世代リーダー育成施策へのプログラム提供
その他、近年はテレワーク導入案件の支援実績多数

https://onlinecommunication.jp/
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