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2021.04.27

【実施報告】他社と差がつく!スマートテレワークを実現する”社内ルール”とは

初谷 純
一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事
株式会社かんき出版 教育事業部

4月27日(火)に人事部門の方を対象に「他社と差がつく!スマートテレワークを実現する”社内ルール”とは」と題した無料デモセミナーを開催しました。これまでに画面越しで約9,000人と出会った弊社教育事業部のメンバーが担当。組織全体でルールが統一されていないことによって、社内コミュニケーション量の減少、エンゲージメント低下、個人のパフォーマンスダウンなどの問題が起こります。スマートテレワークのための適切なルールについてお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。

ルールを整備してないとどうなる?ローパフォーマンス組織とは

貴社では、テレワークになって生産性が上がっていますか?
生産性を簡単に表すと「売上げ(もしくは利益)÷労働時間」となります。
例えば、「オンライン会議で移動時間が減って生産性が高まった」というのは、移動時間が減っただけで、売上げは伸びてないですよね。オンライン商談が上手く決まらない、会議で良いアイデアが出ない、課題解決のスピードが落ちているなどは、すべて売上げ(利益)が落ちているということになります。
テレワークになって劇的にインパクトがあるのが、「すぐ隣にメンバーがいない、顔を合わせていない」ということ。これにより、テレワーク格差が起こっています。
正しいルール無くして、競争力は上がりません。対面の時代であれば、会議室の使い方のルール、オフィスの使い方のルール、アプリの使い方のルールなどがありました。テレワークの時代も同様にルールが必要です。

どのようなルールを定めるか

①カメラ
カメラオフ文化のチームや部門はありませんか?部屋が暗くて、表情が見えないメンバーはいませんか?
基本はカメラON、表情がはっきり見える明るさの部屋、窓を背にしない(逆光注意)の3点はルール化し、メンバーが嬉しいのか、悲しいのか、怒っているのかなどを共有し合える組織になりましょう。

②マイク
タイピング音や雑音を拾うので、PC内蔵のマイクはNGです。Zoomの設定で、マイクの音量を最大にします。これで相手のイヤホンの音が小さくても問題はありません。また、「背景雑音を抑制」を自動に設定しておくと雑音が入りにくいです。

③自宅(オフィス)環境
背景に余計な情報があると、人間の周辺視野の問題で5%気が散ると言われています。対面の時は背景という認識自体がほぼないと思いますが、オンラインはどうしても目に入ってしまいます。背景は、無地やごちゃごちゃしてない仮想背景がおすすめです。

④身だしなみ
相手に合わせた服装、背景と同化しないカラーの服、ヘアセット(特に前髪)に注意しましょう。場を共有できないからこそ、少しでも相手に馴染む努力が必要です。何となく、この人となら話しても大丈夫という安心感、仲間感がコミュニケーションをスマートにします。

⑤時間管理
テレワークでのNG行動は、相手の時間を奪うこと。5分前入室や余裕を持たせたスケジュールを推奨しています。打合せと打合せの間に30分の時間を作っておくことで、TODOで決まったこと、修正が必要になったことをその30分で処理できます。他の人を待たず、自分にも早くリターンが返ってくるので、仕事がサクサク進みます。

どのようにルールを周知していくか

階層別研修の1コマ、手上げ式研修の1講座、オンラインセミナーで全社一斉受講、動画教材で全社員一斉配信などの方法で周知し、ルールがきちんと運用されると、他社との差別化や競争力アップに繋がります。

講師プロフィール

初谷 純 (はつがい じゅん)

一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事

<経歴>
大学卒業後、株式会社成城石井に入社。輸入ワイン、洋酒の仕入れおよび営業部門を担当。
JSA認定ワインソムリエ資格を取得し高い実績をあげ、当時最年少で管理職へ抜擢される。
その後、ビジネスパーソンのスキルアップ支援ビジネスを展開する、株式会社かんき出版に参画。コンサルタントとして、クライアント企業の組織開発や風土改革、社員教育等の支援に携わる。
一方で、一般社団法人オンラインコミュニケーション協会を設立。
ZoomやTeams等に代表されるオンライン会議ツールや、Slack等のチャットツールを活用したオンラインコミュニケーションに関する調査、研究を行う。また、昨今はアバターやメタバースを活用した会議や組織コミュニケーションの新たな可能性を探っている。働き方改革やリモートワーク推進を図る組織向けに、オンライン会議術やチャットコミュニケーション術等の研修やコンサルティングを提供している。豊富な調査データに裏打ちされた“画面越しのコミュニケーションメソッド”は、生産性向上や、組織内外のコミュニケーション活性化に有効であると高く評価されている。
これまでサポートしてきた法人企業、公共団体向けの、オンラインツール活用の支援実績は300社、画面越しで出会ったビジネスパーソンの数は1万人を超える。協会のミッションは『画面越しのコミュニケーションをよりスマートに、より豊かに』

<著書>
『直接会わなくても最高の成果が出る オンラインコミュニケーションの教科書』(かんき出版)

<メディア掲載>
東洋経済オンライン、@DIME、現代ビジネス、プレジデントOnline、FNNプライムオンライン、Yahoo!ニュース、その他多数(敬称略)

<調査実績>
・オンラインコミュニケーションにおけるストレスに関する実態調査
・取引先とのオンラインコミュニケーションに関する実態調査
・テレワークに関する実態調査
・オンラインコミュニケーションにおけるビデオONとビデオOFFの影響検証 など

<導入実績>
・大手SIer N社:リモートコミュニケーション術講座
・大手医薬メーカー J社:Teams、Office365活用講座
・エネルギー H社:テレワーク術講座
・大手建設 N社:オンライン会議術講座 など多数

https://onlinecommunication.jp/

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