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2021.04.27

【実施報告】他社と差がつく!スマートテレワークを実現する”社内ルール”とは

初谷 純
一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事
株式会社かんき出版 教育事業部

4月27日(火)に人事部門の方を対象に「他社と差がつく!スマートテレワークを実現する”社内ルール”とは」と題した無料デモセミナーを開催しました。これまでに画面越しで約9,000人と出会った弊社教育事業部のメンバーが担当。組織全体でルールが統一されていないことによって、社内コミュニケーション量の減少、エンゲージメント低下、個人のパフォーマンスダウンなどの問題が起こります。スマートテレワークのための適切なルールについてお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。

ルールを整備してないとどうなる?ローパフォーマンス組織とは

貴社では、テレワークになって生産性が上がっていますか?
生産性を簡単に表すと「売上げ(もしくは利益)÷労働時間」となります。
例えば、「オンライン会議で移動時間が減って生産性が高まった」というのは、移動時間が減っただけで、売上げは伸びてないですよね。オンライン商談が上手く決まらない、会議で良いアイデアが出ない、課題解決のスピードが落ちているなどは、すべて売上げ(利益)が落ちているということになります。
テレワークになって劇的にインパクトがあるのが、「すぐ隣にメンバーがいない、顔を合わせていない」ということ。これにより、テレワーク格差が起こっています。
正しいルール無くして、競争力は上がりません。対面の時代であれば、会議室の使い方のルール、オフィスの使い方のルール、アプリの使い方のルールなどがありました。テレワークの時代も同様にルールが必要です。

どのようなルールを定めるか

①カメラ
カメラオフ文化のチームや部門はありませんか?部屋が暗くて、表情が見えないメンバーはいませんか?
基本はカメラON、表情がはっきり見える明るさの部屋、窓を背にしない(逆光注意)の3点はルール化し、メンバーが嬉しいのか、悲しいのか、怒っているのかなどを共有し合える組織になりましょう。

②マイク
タイピング音や雑音を拾うので、PC内蔵のマイクはNGです。Zoomの設定で、マイクの音量を最大にします。これで相手のイヤホンの音が小さくても問題はありません。また、「背景雑音を抑制」を自動に設定しておくと雑音が入りにくいです。

③自宅(オフィス)環境
背景に余計な情報があると、人間の周辺視野の問題で5%気が散ると言われています。対面の時は背景という認識自体がほぼないと思いますが、オンラインはどうしても目に入ってしまいます。背景は、無地やごちゃごちゃしてない仮想背景がおすすめです。

④身だしなみ
相手に合わせた服装、背景と同化しないカラーの服、ヘアセット(特に前髪)に注意しましょう。場を共有できないからこそ、少しでも相手に馴染む努力が必要です。何となく、この人となら話しても大丈夫という安心感、仲間感がコミュニケーションをスマートにします。

⑤時間管理
テレワークでのNG行動は、相手の時間を奪うこと。5分前入室や余裕を持たせたスケジュールを推奨しています。打合せと打合せの間に30分の時間を作っておくことで、TODOで決まったこと、修正が必要になったことをその30分で処理できます。他の人を待たず、自分にも早くリターンが返ってくるので、仕事がサクサク進みます。

どのようにルールを周知していくか

階層別研修の1コマ、手上げ式研修の1講座、オンラインセミナーで全社一斉受講、動画教材で全社員一斉配信などの方法で周知し、ルールがきちんと運用されると、他社との差別化や競争力アップに繋がります。

講師プロフィール

初谷 純 (はつがい じゅん)

一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事

<経歴>
大学卒業後、株式会社成城石井入社。輸入ワイン、洋酒の仕入れおよび営業部門を担当。JSA認定ワインソムリエ資格を取得し、当時最年少で管理職へ抜擢される。その後、ビジネスパーソンのスキルアップ支援ビジネスを展開する、株式会社かんき出版に参画。クライアント企業向けに、人財育成施策の支援、研修プログラム提供などに携わる。

一方で、一般社団法人オンラインコミュニケーション協会を設立。Zoom、Teams等に代表されるWeb会議、オンライン商談システムを活用したコミュニケーション術の調査、研究や、企業向けの活用支援に取り組んでいる。法人企業、公共団体向けの、オンラインツール活用の支援実績は263件、画面越しで出会ったビジネスパーソンの数は9,186名を超える。協会のポリシーは「画面越しのコミュニケーションをより円滑に、より豊かに」。


<主な担当実績・分野>
大手IT企業における、企業内大学への研修プログラム提供
大手自動車ディラーにおける、人事施策のコンサルティング、社内浸透施策の提供
大手食品メーカーにおける、社内イノベーション施策へのプログラム提供
大手製造メーカーにおける、次世代リーダー育成施策へのプログラム提供
その他、近年はテレワーク導入案件の支援実績多数

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