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2020.12.03

【実施報告】オンライン上でのビジネスマナー&コミュニケーション

初谷 純
株式会社かんき出版 教育事業部

12月3日(木)に人事部門の方を対象とした「オンライン上でのビジネスマナー&コミュニケーション」無料セミナーを開催しました。これまでに90件以上のオンライン活用の場面をサポートしてきた弊社教育事業部のメンバーが、オンライン上でのビジネスマナーや4月の新入社員研修のポイントなどをお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。
 
本日のセミナーでは、①なぜ、オンラインマナーが求められるのか?、②オンラインマナーの基本の「き」、③オンランでの身だしなみ、④オンラインでのスマートなコミュニケーションについて説明します。

なぜ、オンラインマナーが求められるのか?

まず、みなさんに質問です。貴社のリモートワークの導入状況、オンラインツールの使用状況について投票でご回答ください。
今日のご参加企業のうち、3/4はリモートワークを導入しているようですね。オンラインツールについてはほとんどの企業で社内会議や外部との商談で活用しているというご回答です。
 
オンラインマナーは「コミュニケーションの入り口」です。スマートなコミュニケーションのためのカメラ、マイク、Zoomのセッティング、身だしなみを整えましょう。今回の「オンラインマナー研修」と「ビジネスマナー研修」の違いは「NOルール状態」ということ。まだまだ日進月歩なテーマだという点です。ノールール状態とはいえ、世の中で何が起こっているかというと、オンラインマナー格差がおきています。オンライン対応している企業とそうではない企業では、どちらから購入しますか? どちらが業績が伸びそうですか? ミーティングがスマートに進むと思いますか?
オンラインマナーが求められる理由は、「ライバルの某社より、一歩でも進んだコミュニケーションの入り口に立つ」ためです。

オンラインマナーの基本の「き」

Beforeコロナで「ビジネスにふさわしい服装で」「電車に乗って会場まで行き」「客先の応接室で席に着く」を言い換えると、「通信環境 を整えて」「カメラとマイクを用い」「きれいに見えるように調整する」こと。Zoomの場合の調整の仕方を説明します。設定をすることで、オンラインで相手の表情が見えづらい環境であっても、相手に表情を伝えられ、打合せがスムーズに進むと思いますよ。

オンラインでの身だしなみ

クイズです。身だしなみで、リアルになくて、オンラインにあるものは何でしょうか?
答えの一つは「背景」。例えば、ライバル企業の製品や機密情報が画面に映っていませんよね?相手に見えて失礼にならない環境かどうかを確認してください。
オンラインだからとパジャマ姿で油断していませんか?身だしなみを整えましょう。服装は、相手に合わせたスタイルがおすすめです。

オンラインでのスマートなコミュニケーション

5分前入室をおすすめしています。投影する資料を準備しておく、前回のレポート、議事録を読んでおく、雑談内容考えておくなど、できるビジネスパーソンはこれやります。リアルの時の様に早くスタンバイしていることで、相手を急かすことにもならないし、オンラインで移動時間が無くなったからこそ、その一回の打合せの質を上げることが大切です。

オンラインでも見やすい資料を用意しましょう。スライドの文字は1スライドにつき105文字以内、ポインターを使って話す、アジェンダを準備するようにしてください。「これ」「あれ」という表現も避けましょう。

名刺交換も工夫次第です。オンライン名刺を使ったり、資料の1ページ目に名刺を差し込んだり、提案資料にプロフィールページを作っておくなど自分を相手に分かりやすく伝えます。

最後にオンラインの退席の仕方です。ホストがツールを切るのがスマートです。オンラインでのミーティングが終わった後にすぐ資料を送ると相手の方がご理解しやすいです。

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