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2020.11.03

【実施報告】研修講師のための「Zoom活用術セミナー(中級編)」

能登 忠/浪岡幸歩
株式会社かんき出版 教育事業部

11月3日(火)に、日頃お世話になっている講師を対象としたZoom活用術セミナーを開催しました。Zoomの操作方法ではなく、オンラインならではのファシリテーションをメインにお伝えしました。当日の様子を一部ご紹介します。

企業研修を取り巻く状況 ~Afterコロナを見据えて~

緊急事態宣言を経て、現在の研修状況をお伝えします。ウィルソン・ラーニングワールドワイド社の7月調査データによると、コロナ以降、75%の企業がオンライン研修を実施しているという結果が出ています。集合研修よりも良かった・変わらないと答えている数は73%。さらにオンライン研修を今後も継続すると回答した会社は98%です。継続したい答えている理由は、移動時間の短縮、学習機会の拡大、研修予算の削減が上がっています。
 
Afterコロナの企業研修の行方を浪岡が予想しました。
①オンライン研修の定着
②ハイブリッド研修(本社は集合、支店はオンラインで参加など)
③天候などによる急なオンライン研修への変更
④オンラインツールの多様化
Zoomだけ使えてもダメ。CiscoWebex meetingsにブレイクアウトセッションの機能が搭載されましたので、Webexの研修活用も便利になりました。
かんき出版で今年の5月から調べている「企業内で利用可能なオンラインツール」のアンケートでは、かんき出版のオンラインセミナーはZoom実施ですので、Zoomが1番多いのですが、MicrosoftTeams、Skype、Googlmeetも多いとの結果になっています。

研修前の環境設定 ~オンライン映えを極める~

オンライン研修は「準備8割」です!ここからは研修開始前の環境設定をご紹介します。
まずは、オンライン映えを極める(ビジュアル編)です。リアル研修でもオンライン研修でも第一印象は大切です。カメラは内蔵カメラではなく外付けのWebカメラをおすすめします。PC内蔵のカメラは画質がよくないのと、カメラ位置や角度の微調整できないのであまりおすすめしていません。余談ですが、下からアングルの顔は、プラス10才老けてに見えるそうです。
照明も、通常の部屋の電気だけだと顔の下半分が暗く映るので、リングライトを正面から当てると顔全体が明るくなります。
あとはZoomには外見補正機能というものがあります。ここを調整するだけでもだいぶ顔が明るくなりますので、使うことをおすすめします。
 
続いて、オンライン映えを極めるの、音声編です。オンライン研修は、音声が聞き取りづらいと研修効果が著しく低下しますので、気を遣っていただきたいポイントです。カメラ同様にマイクとスピーカーも内蔵のものではなく、ヘッドセットを使うことを推奨しています。内蔵マイクは雑音をかなり拾いますし、スピーカーも音が小さいので音声が聞こえづらいです。背景雑音抑制機能というものがZoomにはありますので、こちらも設定するといいと思います。
 
オンライン映えシリーズの最後は、背景編です。ご自宅から研修を実施する場合でも、会社の会議室から実施する場合も、バーチャル背景を活用することをおすすめしています。講師のパーソナリティを一発で分かりやすく伝える手段で、アイスブレイクにもなり、心理的安全性を確保することにも繋がるので、バーチャル背景はぜひご活用いただきたいです。
 
Zoomをスムーズに使うためには1時間あたり700MBの通信容量が必要です。具体的に申しますと、Youtubeの高画質動画1080pを、その時間ぶん見れる環境が必要です。これが止まったりカタカタしていると、Zoomでも不都合が起こる可能性が高いです。無線ではなく有線LANに接続したほうが安定します。
自宅から研修登壇する場合、バックアップ回線については必ずご準備いただきたいです。キャリアが違う通信環境というのは、たとえば主回線がNTTであれば、サブ回線をSoftbankにするなど、別ににしておかないと、主回線がダウンしたときにリカバリーできません。通信に絶対はないですが、回線ダウンを回避する万全の対策を取っていただきたいと思います。回線ダウンしてすぐ復帰できればいいのですが、もし研修の途中で再起不能になった場合、補償問題に発展する可能性もあります。

Zoomの機能紹介

知っておくと研修の幅が広がる機能をお伝えします。
①投票
投票は研修進行中でも作成ができますが、研修をしながらの作成は難しいと思うので、事前に設問は設定しておきましょう。投票は、匿名での設定もできます。
 
②ホワイトボード
実はZoomのホワイトボードは使いづらいので、お勧めしていません。代わりにおすすめしているのが、多くの人が使い慣れているPowerPointの活用です。PowerPointをブレイクアウト前に開いて、ブレイクアウトしたら代表者が画面共有して、入力しながらディスカッションをしていく、という感じです。他に、Googleスライドやスプレッドシートもあります。

③ブレイクアウト
ブレイクアウトセッションの設定方法は3種類あります。「手動」「自動」はもうご存知だと思いますが、9月のアップデートで「参加者によるルーム選択」が追加になりました。
Zoomには「ヘルプを求める」と「ブロードキャスト」という機能があります。ゲストが「ヘルプを求める」を押すと、ホストにだけ通知されます。「ブレイクアウトルームに参加する」を押すと、ヘルプを押した人がいるルームにで移動できます。共同ホストには通知されませんので、ヘルプを求める人が多くならないよう、ブレイクアウトを始める前に連絡事項は伝えておきましょう。
「ブロードキャスト」は、ブレイクアウトセッション中のみに使える機能で「進行中」のこの画面の「全員にメッセージを放送」を押すと、メッセージが送れます。このブロードキャストにはデメリットがあり、表示が小さく、かつ一定時間でメッセージが消えてしまうので、画面から目を外していると表示を見落とす可能性がありますので、注意です。

④画面ビューの並び替え
9月のバージョンアップで追加された機能で、画面のギャラリービューの並びをホストが操作することで全員が同じビューで表示できるようになりました。

オンライン研修におけるファシリテーションの工夫

突然ですが、金魚の集中力は9秒と言われていますが、現代人の集中力はなんと8秒!これは、マイクロソフト社のカナダの研究チームが2015年5月に発表した研究結果です。理由はIT技術の進化に伴う環境の変化で、要はヒトが常に色々な情報に晒されるようになり、身の回りに溢れかえる情報が人間を振り回しているため、ということだそうです。ということで、集中力金魚以下の人たちに対してオンライン研修を行う場合「飽きさせない工夫」が大事になってきます。
 
①最初に受講者にオンライン上のお作法(約束ごと)を伝える
②受講者に、反応、リアクションを適宜促す
③休憩時間と回数に気を付ける
④チャットをフル活用する
⑤ブレイクアウトセッションはやりすぎない
⑥ワークの説明や指示は丁寧に
⑦沈黙を避ける工夫をする
⑧「時差」があることを忘れずに(問いかけの返答が遅くても「待つ」)
⑨5分に1回は参加できる仕掛けを
⑩投影スライド作成のコツ(投影スライドの文字フォントは36pt以上推奨、スライドの文字量は105文字以内が理想)

<番外編>使えると便利な外部ツールのご紹介

①Googleスライド、スプレッドシート
URLを知っている人はファイルの共同編集ができる便利なツールです。シートにアクセスできるURLをチャットに投稿して、そこから受講生にファイルの編集をしてもらう、という運用が一般的です。これを使えばグループ分のアウトプットを、講師だけでなく受講者同士でも確認できるので、研修効果を高めるツールとして使用をおすすめしているのですが、セキリュティが厳しい企業が多く、結構使えない企業が多いのが残念です。
 
②アンケートを取る場合はGoogleフォームがおすすめです。リアル研修のときは、紙のアンケートやExcelシートを配布することが多かったと思いますが、GoogleフォームのURLを研修の終盤にチャットに投稿して、その場で回答してもらえると回答率も高いですし、受講生も記憶が新しいうちに回答できるのでスムーズです。
 
③キッチンタイマー(アプリ)。休憩時間や個人ワーク中にこれを画面共有しておくと、時間管理がしやすくなります。フリーアプリがたくさん出ているので好きなものをダウンロードいただければと思います。
 
④Ivcam、snap camera、はカメラアプリです。IvcamはスマートフォンのカメラをWebカメラにできるアプリです。ダウンロードは無料ですが課金するとさらに高画質で使用できます。Snap cameraはWebカメラに背景やカメラのフィルターを追加できるアプリです。グリーンバック、真緑の背景、があるので、これを使えばグリーンの布を買わなくてもきれいにバーチャル背景が入りますが、SnapCamera自体が容量が重たいアプリなので、アプリが動かなくなる不安定な点がデメリットです。

⑤Miroはオンラインホワイトボードで、ポストイットを使ったワークや、マインドマップがオンライン上で共同編集できる機能です。これを使えばKJ法やブレストなどもオンライン上でできます。無料プランと有料プランがあって、無料だと機能が制限されます。日本語版がリリースされていないのですべて英語表示ですが、感覚的に見て分かる作りになっているので英語が分からなくても使えると思います。

⑥OBSは、ユーチューバーとかが使っているソフトで、スライドと自分の映像を合成できるソフトです。

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