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2020.11.19

【実施報告】問題解決型ファシリテーション術~その会議のやり方でアフターコロナを生き残れますか?~

園部浩司氏
園部牧場株式会社 代表取締役社長

11月19日(木)に小社刊『ゼロから学べる! ファシリテーション超技術』の著者でもある園部浩司氏の「問題解決型ファシリテーション術」無料デモセミナーを行いました。生産性向上施策会議、テクノロジー活用アイデア創出会議、日々の業務で発生する問題対策会議など、私たちは多くの会議を行っていますが、「意見が出ない」「結論が出ない」「時間が長い」などの問題があります。会議をデザイン&リードするファシリテーション力の強化が求められます。セミナーの内容の一部をご紹介します。

会議の基本

まずは参加者のみなさんに質問です。今日のセミナーに期待していることをチャットに書き込んでいただきました。
・オンライン会議が増えた。テンポよく進行するためにはどうしたらいいか?
・年齢層バラバラの会議での進め方のコツ
・オンラインミーティングを活発にファシリテーションするためのコツ
・一方通行にならない会議の進め方
・話す人は話すが、話さない人は話さない
・反応がわからない
・意見の引き出し方
・良い会議の基準
・長い&決まらない会議から、納得感のある行動につながる会議とは?
・オンラインでの工夫など聞きたい
などの意見が出ました。

「仕事とは、問題を解決すること」なので、必然的に会議の回数が増えてきます。会議の種類には種類があり、目的が変わります。報告・連絡会議、進捗確認会議、意思決定会議などありますが、中でも問題発見・解決会議はファシリテーターが必須です。問題を特定し、原因を洗い出し、解決策を検討し、活動計画にまで落とし込むことを進めていきます。

2度目の質問です。みなさんは会議でどのようなことでイライラしたり、困ったりしましたか。
・時間通りに終わらない
・話が脱線する
・参加者から意見が出てこない
・意見を聞いたときに、特にありませんと答える人
・沈黙が増えた
・誰もまとめようとしない。まとめるべきファシリテーターが機能していない
・ゴールが見えなくなること
・質問者と回答者の話がかみ合わないこと。回答者が言い訳から入る。
などの課題が書かれました。

みなさんからも上がっているように、会議には「結論が出ない」「時間が長い」「脱線する」「意見が出ない」などの問題がありますが、原因は判明しているので、改善するだけです。

先程のチャットにも質問にも書かれていましたが、良い会議の定義をお伝えします。定義は「時間厳守」+「アウトプットの質」+「納得度」。なによりも大事なのは納得度で、納得度が低いとメンバーは決定事項に取り組みません。

ファシリテーションの基本

ファシリテーションとは、会議を「円滑に推進」すること。ファシリテーターの役割は、会議のプロセスをリードして、活発な意見が出る「場づくり」を演出する役割を担うことです。よく、参加者から意見が出ないという課題を聞きますが、意見を言いづらい環境だから言えないという場合もあります。その際は、メンバーがいけないのではなく、ファシリテーターの進行に問題があることもあります。
議論を進めるには、「意見を集める」、「整理」、「合意形成」の3つが基本です。現状を把握し、あるべき姿を描き、そのギャップを問題として捉え、原因の洗い出し、解決策の選定などを行います。

ファシリテーターの役割

会議の成否は、アジェンダで80%決定するので、事前準備は手を抜かないこと。会議中は、意見を引き出し、整理して、合意形成に導きましょう。全員に投げかけるのではなく、意見は1人ずつ名指しで順番に聞くようにしましょう。可視化して整理する際は、KJ法で付箋紙を使ってまとめるのもおすすめです。合意形成は「全会一致」×「リーダーに一任」の組み合わせで決めましょう。さらに、決め方を会議の最初に参加者と握っておくなどがポイントです。

オンライン会議術

テレワークが進み、オンラインでの会議が増えていますが、リアルに比べて会議の質が圧倒的にダウンしているという問題があります。そもそもリアルの会議でも課題はありましたが、さらにオンラインならではの課題が増えているので、リアルのときの課題とオンラインの課題をそれぞれ分けて考える必要があります。
オンライン会議の生産性を上げるのは、いかに「会議室と同じ環境をつくれるか!」ということ。画面映り・音声の改善、発言してもらう人を順番に指名する、リアクションはいつもの2倍など工夫しましょう。

ご参加者の声

・良い会議の定義「納得感」は初めて気づけました。
・とても実用的で役に立つ内容でした。
・なかなか意見が出にくかったり、トップからの決定で納得感のないままということもありましたが、こういう風にしたらいのかと大変勉強になりました!
・ファシリテーション術の一端を垣間見て非常に役に立った。
・ファシリテーションのポイントがコンパクトにまとめられていて、資料も分かり易く理解が進みました。
・会議とファシリテーションの重要性があらためてよく理解できた。ファシリテーターはプロセス管理でメンバーはコンテンツ、納得度の正体は、正しさより自分の意見が入っているかどうかなど短時間で気づきと発見が満載でした。
・オンライン会議のカメラオンの重要性を再度認識しましたが、まで抵抗感があります。しかし、今後は徐々に自分の考え方を改めないといけないなあと思いました。
・今まで会議の合意形成がうまくいかなかった理由がわかりました。これからはアジェンダを綿密に作成した上で会議を開催し、出してもらった意見の整理をKJ法を用いて可視化することに挑戦します。

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