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2020.08.26

【実施報告】人事のための「Zoom活用術」無料セミナー

初谷 純
株式会社かんき出版 教育事業部

8月26日(水)に人事部門の方を対象としたZoom活用術セミナーを開催しました。当初は数名のお申込みがあればいいかな、と部内で話していましたが、メールでのご案内直後にお申込みが殺到!半日も経たずに定員の2倍以上のお申込みがあり、急遽、開催数を2回に増やしました。今年の2月から、リアル研修・採用活動を無理やりオンラインで実施していた企業様が多いと思いますが、これからはオンラインを前提として研修・採用活動を企画していく必要があり、関心度が高かったのだと思われます。当日の様子を一部ご紹介します。

なぜ、人事にZoom力が求められるのか?

私たちは「Zoom力」は「場作り力」だと考えます。リアルで開催できていたときの「素敵な面接会場」「集中できる研修会場」「分かりやすい投影資料」などなど。これらをオンライン上で実現させないといけないのです。テレワークが急増してから半年が経過。「Zoom力格差」が出始めています。集中できない研修ではなく、良質な空間での研修を目指しましょう。企業の成長のためには、オンラインを使いこなし、狙いどおりの人材を採用し、優秀な人材を育てることが大切です。

第1セッション 事前準備編

①通信環境を整えるべし
Zoomはブラウザ版ではなく、アプリ版がおすすめ。バックアップ回線も準備しましょう。

②セミナーは必ず2人で運営
スピーカー(講師)のみに任せてはいけません。スピーカーとサポーターの2名体制とし、サポーターがZoomの操作全般を行うことで、スピーカーはトークとスライド送りだけに集中できます。

③パソコンは3台用意
スピーカーの資料投影用、ゲストの顔をモニタリング用/サポーターのZoom操作全般用があると、運営がスムーズに進みます。

④バージョンアップ対応はマナー
便利機能が増えるので、必ずバージョンしましょう。

⑤配信スタジオにこだわる
良く見えない、声が聞こえづらいとテンションが下がります。オンラインでも「リアル」と同じになるように、機材を用意しましょう。

⑥緊急事態は起こるもの
予期せぬことは起こってしまいます。慌てずに対応できるよう、緊急連絡先を決めておく、バックアップ体制を確保しておくことをおすすめします。

第2セッション Zoomで使える機能編

①チャットはファーストペンギンが肝
チャットするのも勇気がいります。出席確認も兼ねて、書き込みの練習をさせましょう。チャットで随時質問を入力させたり、一方方向の説明にならないようチャットを活用しましょう。

②ブレイクアウトセッションを使いこなす
ブレイクアウトセッションが始まると、スピーカーの声は届かないので、チャットを活用。スピーカー、サポーター、オブザーバーは各ルームをどんどん覗いて、活発化させましょう。

③ホワイトボードって実は難しい
Zoomのホワイトボードの活用は難しいです。PowerPointのシートをチャットで共有し、それに代表者がまとめていくなど、外部ツールの併用がおすすめです。

第3セッション ファシリテーション編

①沈黙は最大の敵
サポーターは常にしゃべり続けること!「○○さん入室ありがとう」「△△さん壁紙おしゃれですね」など、積極的に話しかけましょう。

②1スライド105文字以内
フォントはメイリオ、ゲストが読めるよう、大きい文字サイズで。
「これ」とか「あれ」はゲストにとっては「どれ?」って伝わりません。必ずポインターを使いましょう。

③5分に1回は参加できる仕掛けを
ブレイクアウトセッション、チャット、投票、反応ボタン、個人ワーク、発表、質疑応答などなど。ゲストが参加できる要素を盛り込みましょう。
 
 
今回のセミナーではZoomの使い方を抜粋して、お伝えしました。Zoomを活用したセミナーについて、かんき出版にご相談ください。心を込めて、サポートさせていただきます!

ご参加者のコメント

・今後検討中の会社説明会・研修実施への展開についてのヒントになった。
・今までは個人的にセミナー参加をする際、または他社との会議の際にしかZOOMを利用していなかったので、今回はとても勉強になった。
・いつも受け身の使用でしかないため、弊社から主催のZOOM会議や、人事以外でのZOOMの使用方法などを勉強していかなければならないと思った。
・今後検討中の会社説明会・研修実施への展開についてのヒントになった。
・当社はTeamsをメインに使用しておりますが、Zoomは非常にネット環境等、音声も綺麗に聞き取れ、雑音もなくスムーズに感じた。
・Zoomのセミナーに初めて参加したのですが、事前準備や研修の話し方など非常に参考になった。
・今回初めてZOOMを利用しました。ブラウザ版で参加し、最初に音声の設定をすることを知らず、途中から話を聞くことになってしまった。単語が意味や機能が分からず、困ることありましたが、準備の仕方や便利な機能の考え方などはわかった。
・ノウハウがない中、手探りで作り上げていたので、今回の機会は非常にありがたい。
・活用する場面もイメージがついた。遠方に居る就活生さんとの説明会に使いたい。
・ZOOMに慣れてきたつもりだった、知らない情報がたくさんあった。
・会社でZOOMが推奨されていないため、使ったことがなかったが、気軽に使えそうな感触を得た。
・サポート役を設けること、沈黙を避けることは大切だと感じた。
・当社でも社内研修や内定者フォローで度々zoomを使用しているものの、うまく活用しきれず、まさに「B社」の状態。今回のセミナーの内容を生かして、改善を行いたい。

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