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2020.06.11

【実施報告】文章力を鍛え、成果や利益をあげる!ビジネス文書作成術オンラインデモセミナー

山口拓朗氏
伝える力【話す・書く】研究所所長/山口拓朗ライティングサロン主宰者

6月11日(木)に小社刊『世界一ラクにスラスラ書ける文章講座』の著者でもある山口拓朗氏の「文章力を鍛え、成果や利益をあげる!ビジネス文書作成術」無料デモセミナーを行いました。当初は会場での実施を予定していましたが、Zoomを用いたオンライン形式での実施に変更し、開催いたしました。当セミナーの内容の一部をご紹介します。

最初はみなさんに質問です。「文章を書くことは得意ですか?」Zoomの投票機能で答えていただきました。「あまり得意ではない」と回答している方が一番多いのですが、研修を実施している企業様でも同様に苦手と感じている人が多いです。自分の文章に自信がない方でも大丈夫です。書けない人でも書くことの基本とコツを理解することで自信を持つことができます。

文章作成の本質と伝わる文章の書き方

「文章作成の本質とマインドシフト」
文書を作成する際、「書く」時間にほとんどを費やしていませんか。「書く前の準備」「磨き上げ」に時間をかけることで、完成度が向上します。
書くときは、相手が目の前にいませんが、読む人の反応を意識してください。そうすることで、読む人の反応レベルも「理解」→「納得」→「共感」と変わっていくのです。読む人のどの反応を求めるものなのかを考えてから書いてください。

「伝わる文章の書き方 2つのポイント」
ポイントの1つ目は「一文一義で書く」こと。一文の中に盛り込むことは一つにしましょうということです。一文が長い“一文多義”は、相手が混乱していまい、伝わりません。主語と述語を近づけて、書くことも意識しましょう。1文が70-80文字を超える場合は、一文一義を心掛けてください。

ポイントの2つ目は「具体的に書く」。
「安い」「大きい」「たまに」「かなり」「しばらく」「かなり」「多少」などの表現を使っていませんか?曖昧な文章は意思決定を遅らせますので、注意しましょう。
また、メールの件名は要件が一目でわかるようにしましょう。固有名詞や数字で表現できるものはそのように書くことを意識してください。

テンプレート文章術

文章テンプレートというと、起承転結が有名ですが、実はプロでも使いこなすのが難しいのです。
テンプレートとして「列挙型」「結論優先型」「ストーリー型」を考えました。今日のセミナーでは、列挙型と結論優先型の2つを紹介します。

列挙型は、「全体像を伝える」→「列挙ポイント1」→「列挙ポイント2」→「列挙ポイント3」→「まとめる」の5ステップで考えます。列挙型の練習しましょう。あなたが好きな場所とその理由2つをチャットに書いてください。2つ理由を挙げることで説得力が高まるんです。例えば、自社や商品の特徴を伝える際や、打ち合わせの決定事項を連絡する文章などで有効です。

次は、「結論優先型」です。一番提案しなくてはいけないこと、伝えたいことを最初に話す型です。「結論(メッセージ)」→「理由・根拠」→「具体例(詳細)」→「まとめ」で伝えます。

最後にお伝えしたいこと。文章作成は才能ではなく、文章作成の基本とコツを身につけ、量を書き、フィードバックをもらうことで向上します。考えることも大切です。

ご参加者のコメント

・全体的に解説が非常に分かりやすかったです。文章テンプレート等は知っていましたが、相手を意識する・時間制限を設けて集中して書く、などテクニック以外のコツの部分が参考になりました。
・語り口がわかりやすく、若手中堅社員の研修内容として、適していると感じました。
・文章を書く際の基本的な部分を改めて再確認ができてよかったです。
・山口様のご説明、話し方等、とても分かりやすかったです。若手社員の研修として良い内容だと感じました。
・大変分かりやすい内容で、参考になりました。文章力は、全ての社会人が身につけるべきスキルだと思います。
・先生の話し方が、非常に聞きやすいスピードとトーンでした。私どもがサービス業界であるがゆえ、非常に大切にしたいテーマで改めて受講することができ自分のためにもなりました。
・これまで「型を使って文章を作成する」という事を、あまり意識してこなかったので、早速実践したいと思います。
・とてもわかりやすくポイントをご説明いただき、勉強になりました!

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