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2019.10.11

【実施報告】結果の出るPowerPoint資料の作り方&会議ファシリテーション術~会社と個人が『働き方改革』を成功するために~

越川慎司氏
株式会社クロスリバー 代表取締役社長 CEO/アグリゲーター

働き方改革に大切なのは、個人の生産の質を高めること。10月11日(金)に、1日の業務の中で多くの時間を費やしている社内会議と資料作成の効率化に着目した研修の無料デモセミナーを開催しました。講師は、マイクロソフトのPowerPointやSkype等の元責任者であり、現在は株式会社クロスリバー 代表取締役社長として、16万人の働き方改革を支援している越川慎司氏です。定員の3倍以上のお申込みがあり、会場を変更することになり、大人気のセミナーでした。

当日のセミナーの様子を一部ご紹介します。

1.結果の出るパワポ資料作成講座

資料をきれいに作ることが目的になっていませんか?資料作成は「目的」ではなく、「手段」です。
資料は「相手と共鳴し、思いどおりの行動をさせること」を目的に作成します。
これまでのヒアリングやAI分析で、情報が相手に「伝わる」と人が行動することが分かっています。

ところで、「わかりやすいスライド」とは何でしょうか?
それは、「相手を疲れさせない」スライドです。
わかりやすいスライドにするために、「相手を知る」「戦術を決める」を事前に考えましょう。
作成する際は、いきなりPowerPointを使わずに、Wordや手書きでアイデアを出して、全体像を構成してから、PowerPointで作ります。
情報量が多いスライドは疲れるので、文字数やフォントサイズにも注意してください。
1スライド「105文字以内」「3色以内」「手書きスタート」、相手へのベネフィット(AがBになる)を意識することで、作成時間が短縮し、商談成功率がアップします。

2.理想の会議を実現させる会議ファシリテーション講座

社員の時間は、一番奪われるのは社内会議。その理由は意思決定が複雑だからです。権限を増やしたり、やめる会議を決めたりする必要があります。会議の種類には、「情報共有・連絡」「意思決定」「教育・啓蒙」「企画・アイデア」がありますが、「情報共有・連絡」のためだけの会議はなくし、「企画・アイデア」のための会議を増やしましょう。

心理的安全性がないと、アイデアを出せません。ファシリテーターには、①会議の空気をつくる(セーフティー・マネジメント)、②時間通りに結論を出す(タイム・マネジメント)、③意見・アイデアを引き出す(アイデア・マネジメント)のスキルが求められます。
例えば、会議をよい雰囲気をつくるために「口角上げるキャンペーン」を行った企業がありますが、会議時間が8%減少しました。

また、イノベーションは「技術革新」ではなく、「新結合」。アイデア出しは、既知の組み合わせ「+:つなげる、加える」「-:取り除く、止める」「×:拡げる、縮める」で考えます。世の中のヒット商品もこの組み合わせで誕生していますので、新商品開発だけではなく、課題解決も足し引き掛け算で考え、質より量にこだわって、アイデアをたくさん出しましょう。

他、うまくいくWeb会議のポイント、会議のルールなどを説明し、セミナーは終了しました。

ご参加者からは、
「効果が分かりやすく、明日から取り組みたい行動が具体的になった」
「パワーポイントの効果的な作成方法や、資料作成の目的を考える点が参考になった」
「会議でアイデアが出なくて苦慮していたので、アイデアを出しやすい雰囲気、否定しない姿勢を心掛けたい」
「働き方改革の考え方、ファシリテーションの重要性の両方が参考になった」
「これまでで最高の講師でした!わかりやすくて、早速実践したい」
「働き方改革についての社員の意識を変えられる内容だと思う」
「テクニックだけではなく、データも用いられていたので、説得力があった」
「講師のレベルが高く、講演会を検討したい」
「裏付けされた内容(数値)の説明なので、理解が深まりました」
などのご感想をいただきました。

越川さん、ご協力ありがとうございました!

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