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2019.01.15

書類整理は時間のムダ

渡邉 英理奈氏
株式会社LIFRADE 代表取締役
KAIZEN仕事術講師・コンサルタント

書類の整理は得意でしょうか?
私はとても苦手です。
トヨタにいたころ、私の机はいつも汚く、
書類が散乱していました。。。

そんな状態ではもちろん、仕事がしやすいはずもないのですが、
書類整理に時間を使うのはムダと考えていたため、
自分が困らなければ率先して整理はしないタイプでした。

自分はどこに書類があるか分かってるからいい、と思っていました。
書類なんて整理してもしても、毎日増えていくもの。
そうは言っても、
私も汚い机は嫌なので、
連休前や業務に余裕があるとき、
書類大整理大会を開催し、
なんとか綺麗にはするのですが、
1週間、いや3日もすれば元通りの汚い机になっています。

綺麗な方が効率がいいことは分かってます。
でも、打ち合わせから打ち合わせに渡り歩き、
忙しく仕事をしていると、
書類を片付けている時間もない。
いる書類といらない書類を仕分けてる時間もない。
その数分が取れなくて、
どんどん机の上には書類が溜まっていく。
これが私の会社員時代の姿でした。
皆さんはどうですか?
トヨタ時代、会社のデスクが汚い人は結構多かったので、
あなたもその一人ではないでしょうか?

書類の整理は必要か?

では、書類の整理は本当に必要なのでしょうか?
仕事の中で、何かのアウトプットを出していない時間、
つまりゼロからイチ以上を生み出していない時間は全てムダです。

そう考えると、やはり書類の整理はムダ!
だって、マイナスをゼロにするだけだから。

でも、書類の整理ができていると仕事の効率が上がる!
というのもごもっとも。
確かに、できてない人より効率良く仕事ができます。
でも、ムダなことには変わりはない。

では、どうすればいいのか。

それは、書類の整理をしなくてよい状態にする!
これが正解です。

なんで書類の整理をしなくちゃいけないのか、
机が汚くなるのかというと、
書類があるからです。

だったら書類をなくせばいい、というのが所謂ペーパーレス化。
これなら紙ではなくデータなので、
物理的に存在していません。
だから机は汚れない。
ファイルの管理もいらない。
プリントしてみたら文字が切れていて印刷しなおした失敗書類もない。
だから、書類整理自体がいらないですよね。

ペーパーレス化は本当に有効か?

でも、ここで疑問に思いますよね。
ペーパーレス化ってホントに効率化になるの?

答えは簡単。
はい、なります!!!

これに慣れると、書類で仕事するなんて、
時間のムダ!経費のムダ!そして、環境破壊(笑)としか思えません。

かく言う私も元々は会社で何千枚もの書類を使っていた、書類族。
書類を用意していないと失礼、
準備不足のような印象になっていました。
だから、会議の度に資料を何枚も印刷し、
さらには左上をクリップで閉じる。
これで会議をしていました。

トヨタだけでなく、大手企業や昔ながらの企業は紙の習慣を壊すのはなかなか難しいと思います。

しかし、習慣を壊せないからやらないというのは、
進化から取り残される人の悪い癖です。
むしろ、率先して時代を先取りしましょう(先取りというほどのことではないのですが、そのくらい、大きい会社では紙至上主義なのです)。

ペーパーレス化のメリット

改めて、ペーパーレス化のメリットを見てみましょう。

①印刷する手間が省ける

私はトヨタ時代、会議の始まる30分前には印刷して、クリップ止めして、
資料の準備をしていました。
それで、ちょうど会議に余裕で臨めるくらい。
つまり、印刷のために余裕も合わせて30分時間を使っています。
簡単な会議や打ち合わせの場合でも5分くらいはかかりますよね。
データで送ればやりとりは不要なのに、
その5分~30分はムダでしかありません。

②経費削減

あなたは1日に何枚の紙を使っていますか?
紙だけじゃないです。
トナーも使っていますよね。
クリップや、場合によってはクリアファイル。
それは1枚なら大したことはないかもしれません。
でも、会社全体、1年間にするとどのくらいになりますか?
データなら0円です!

③書類整理の時間が省ける

物理的に紙が存在しないので、
書類が机に散乱したり、
ファイリングする時間、
シュレッダーで処理する時間は不要です。
この整理の時間、結構バカにできないんですよ。
あなただけでなく、従業員も同じように時間がかかっているとすると、
会社全体の書類整理にかかる時間が何時間になるのでしょう?
この書類整理の時間は何も生み出していないので、
生産性は0です。
つまり、ムダでしかない時間です。

④書類が探しやすくなる

綺麗にファイリングしていたとしても、
そのファイルから探し出すのに時間がかかってしまいますよね。
なぜなら、1枚1枚、目と手で探しているから。
それがパソコンに保存していたらどうでしょうか?
フォルダに行けばファイル名が一覧になっていて探しやすいですし、
さらに便利な検索機能を使えばすぐにファイルを呼び出せます。
日ごろから分かりやすいファイル名を付けて保存しておけば検索性は抜群です。

⑤書類の保管場所が不要

度々頭を悩ますのが、書類の保管場所確保ですよね。
どんどん書類が増え、
ファイルが増えていくのに対し、
保管場所は有限です。
どうやって保管しようかと困りますよね。
データなら保管場所の心配は不要です。
保管場所のスペースを別のことに使ったり、
オフィスを借りている人なら、
保管場所を不要にする分、
スペースを縮小し、賃貸料を下げることもできます。

以上が主なペーパーレス化のメリットです。
どうでしょうか?
良い事尽くしのペーパーレス化です。

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