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2019.01.28

書類の山とはもうさよなら!
ペーパーレス化で業務を効率化

渡邉 英理奈氏
株式会社LIFRADE 代表取締役
KAIZEN仕事術講師・コンサルタント

ペーパーレス化のデメリットについてお話したいと思います。
デメリットを知らずにペーパーレス化に取り組んでしまうと、
後から、
こんなはずじゃなかった!
やっぱり紙じゃないと不便!
と、感じる原因になります。
正しくデメリットを知ると、
リスクや失敗を未然に防ぐことができます。
そして、対策を取った上でペーパーレス化に取り組めますので、
効果が高く、不利益が少なく済みます。

ペーパーレス化のデメリットは主に以下の点です。

①データが消失してしまう恐れがある

これはデータあるあるだと思いますが、
パソコンの不具合や故障で、保管していたデータが全てダメになってしまう、
という悲劇的な状態です。
例えば、デスクワーク中にマグカップにコーヒーやお茶を置いて、
飲みながら作業している方、多いのではないでしょうか?
そんな方は要注意。私もやってしまったことがあるのですが、
何かの拍子でマグカップを誤って倒してしまい、
パソコンにコーヒーがかかってしまい、
そのままパソコンが再起不能になり、データは全て消えてしまう。。。
こんな事態が起こり得ます。
クラウドに保管していたデータが無事ですが、
ローカルに保管していたデータは全て消えます。
そのため、ローカルにデータを保管しているという方はこまめにバックアップを取ったり、クラウド上に保管しておいたり、というように、
パソコン上のデータが消えてしまっても対応できるようにしておかなければなりません。
印刷していれば、紙では残っていたという救いがありますが、
ペーパーレス化をすると、データが消える=資料も消えるということになります。

②資料に直接書き込みができない

これはタブレットで表示させれば資料上にタッチペンで書き込みもできますが、
パソコン上ですと、書き込みができない、またはしにくいという状況が起こります。
そのため、添削をしてもらうときや、資料の確認をしてもらうときには、
手元に書き込める資料がないとかなり不便です。
一人一つタブレットが用意されているということなら別ですが、
そうではない場合、書き込みが必要なときにはペーパーレス化は逆に不便になってしまいます。

③A3の資料はサイズが小さくなって読みにくい

こちらは大きめのディスプレイのパソコンで表示させる場合は別ですが、小さいパソコンやタブレットで表示させる場合、A3で作成した資料は実際のサイズよりも小さくなってしまうため、小さい文字などは読みにくくなってしまいます。特に、グラフや数字を多用している資料の場合、そこに記載されている文字が読みにくくなったりします。そのため、いちいち、拡大表示をする手間が発生する上、拡大した状態ですと全体が俯瞰しにくくなるため、読みにくいという印象が払しょくできません。A3の資料を作成する場合は、文字のフォントを小さくしすぎないように注意しましょう。

④データだと頭に内容が入りにくい

これはデータ慣れしていない人によく起こる問題です。紙で手元に置いて資料を読まないと頭に入らないという人は特に年齢が上の方によくあるお悩みです。
A4サイズのタブレットとA4の紙の資料、見える内容は全く一緒であっても、データだと頭に入らないという現象。
このようにおっしゃる方が多いのも事実です。
私自身、トヨタにいたときは紙で印刷しないと読みにくいと感じていましたが、
起業し、効率化のためペーパーレス化に取り組むようになってからは、
読みにくさを感じなくなりました。
やはり、慣れの問題ですが、
慣れるまでは確かに少し不便。
携帯やタブレットで文字を読むことに慣れている人なら気にならないのですが、
その習慣がない方ですと、頭に内容が入ってこないため、
ペーパーレス化に対するアレルギー反応が出てしまいます。

⑤いつも使う資料を開くために時間がかかる

これはよく使う資料を手元のファイルやクリアケースなどに保管している場合、
すぐに資料を開きやすいのに対し、
データですと、パソコンを開き、
フォルダの中を探し、
クリックし、数秒かかって資料がひらく、
という時間が必要になります。
この時間を手間やムダに感じてしまう。
確かに、いつも使うファイルはすぐにさっと見られるようにしたいですよね。
これはよく使うファイルだけ別の場所に保管することで、
大分早くなります。
もちろん、紙でさっと開くのに比べて数秒時間のロスはありますので、
1日に1回以上見る資料は印刷して、
手元に置いておくというペーパーレス化と紙のハイブリッドにするというのもありです。
そういう資料はそこまで数は多くないので、
その資料を紙にしたところで書類の山はできませんので、大丈夫です。

以上がペーパーレス化のデメリットです。
他にも使い方、資料の種類などでデメリットはあるかと思いますが、
これらの主なデメリットを頭に置いてペーパーレス化に取り組むだけで、
効果は大きく変わります。

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