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2022.07.15

【研修講師コラム】ビジネスライティングのコツ~テンプレートを使って、相手に伝わる文章をラクに書く~

山口拓朗氏
伝える力【話す・書く】研究所所長

「文章を書くのに時間がかかる」「文章の組み立て方がわからない」「支離滅裂な文章になってしまう」「『それで何がいいたいの』と言われてしまう」など、多くの人が文章の作成において悩みを抱えています。報告書、企画書などのビジネス文書だけではなく、今のビジネスシーンでは、メール、チャット、SNSなど文章を書く機会が増えました。だからこそ、ビジネスライティングのスキルを身につける必要があるのです。
文章をうまく書けないことで、仕事の効率や生産性が下がります。誤解を招く文章を書くと、トラブルやミスに繋がります。

本コラムでは、拙著『世界一ラクにスラスラ書ける文章講座』から、テンプレートを用いた文章の書き方を紹介します。これらの内容はビジネスライティング研修でもお伝えしています。研修導入をご検討の方もぜひお読みください。
 

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リモートワークの影響で、仕事でメールやチャットを使う機会が今まで以上に増え、ビジネスパーソンの「書く能力」の重要性はますます高まっています。テンプレートを活用した文章を書き、誰にでもわかりやすく伝えることができるビジネスライティング研修をご紹介します。

 

<目次>
●テンプレートを使って、文章をラクに書こう
●「起承転結」の呪縛からサヨナラしよう
●テンプレートを使う前に確認すべき5つのポイント
●ビジネスで役立つ3つのテンプレート
 テンプレート① ストレスフリーで読める「列挙型」
 テンプレート② ぐんぐん納得度が高まる「結論優先型」
 テンプレート③ 共感が生まれる「ストーリー型」

テンプレートを使って、文章をラクに書こう

「思いつくままに書いてしまう」「なんとなく時系列に書いてしまう」という書き方は、伝わらない文章に見られる顕著な傾向です。文章を書くときに意識すべきことは「読む人が受け取りやすい順番に書く」ことです。料理に「どの順番でどのように作るか」レシピがあるように、文章にも「どの順番でどのように組み立てているか」のレシピがあります。文章作成も料理と同様に、素材があっても、組み立て方を知らなければ書くことはできません。文章の作り方のプロセスを記したレシピ=テンプレートを用いることで、悩まずに文章を書くことができます。

「起承転結」の呪縛からサヨナラしよう

文章作成のテンプレートというと「起承転結」を思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。起承転結の使い方の一例を挙げます。
 起:事実や出来事を書く。
 承:「起」の内容に解説を加える。「起」によって起こる問題点や、書き手の感想・意見を書く。
 転:「起」と「承」とは関係のない別の事柄を持ち出す。
 結:全体を関連付けてまとめる。
起承転結は、もとをたどると漢詩の構成であり、日本語の文章には適しているとは言い難い面があります。「転」であえて話を急展開させなければいけないと制約があったり、文章が読み流されがちな超情報化社会において、結論を後回しにしたりと、ビジネスシーンではあまり適しません。

テンプレートを使う前に確認すべき5つのポイント

①その文章を書く目的は何?
②読む人は誰か?
③読む人のニーズは何か?
④読む人にどんな反応をしてもらいたい?
⑤読む人の知識レベルはどうか?

ビジネスで役立つ3つのテンプレート

世の中にはたくさんテンプレートが存在します。仕事で活かせる3つのテンプレートを紹介します。
 
テンプレート① ストレスフリーで読める「列挙型」
手持ちの情報をポイント別に伝えるテンプレートです。複数の情報を整理して伝えたいときに有効です。

列挙型の最大の特徴は「A 全体像を伝える」ことです。文章の冒頭で、「何を」「いくつ」伝えるかを明確にすることで、読む人は、続きの文章の行先を把握することができ、理解度が高まります。
次は伝えるべき事柄を一つひとつ伝えていきます。列挙する冒頭で、伝えたいメッセージを簡潔に述べます。「ひとつめですが、~」という書き方はNGです。この「が」は意味がありませんし、その後の文章がダラダラしやすく、結論が先延ばしになることがあります。「ひとつめは、~」と書きましょう。
最後はまとめです。列挙ポイントの総括をする意識が必要です。列挙ポイントを俯瞰し、それぞれの傾向や共通点を見つけ出し、抽象化してまとめましょう。


テンプレート② ぐんぐん納得度が高まる「結論優先型」
自分が最も伝えたいポイントに絞って伝えるテンプレートです。読む人に納得してもらいたいときに用います。何かをアピールしたいとき、報告・連絡したいとき、あるいは反対したいときなどに役立ちます。

結論優先型は、真っ先に結論を示したうえで、その結論についての見解を詳しく書き進めます。冒頭で、ズバっと結論を伝えてから、「なぜその結論を示したのか?」の答えにあたる理由を書き、さらに結論の説得力を高めるための具体例や詳細を続けます。
結論で興味を引き、客観的な事実を盛り込んだ理由・根拠で説得力をもたせ、具体例で情緒を伝えます。理由・根拠がロジックなのに対し、具体例はエモーションです。論理と情緒で、読み手の納得を促進します。
さらに、情報は取捨選択し、読む人が理解しやすい順序で書かなければいけません。読んだ人に「何が言いたいの?」と思われてしまう文章はNGです。結論優先型を用いると、相手に伝わる文章が書けるようになります。


テンプレート③ 共感が生まれる「ストーリー型」
エピソードを語って伝えるテンプレートです。理屈ではない熱い思いや感動が伝わり、読み手の記憶に残ります。読む人の共感を得たいときに使います。

何かしらのエピソードを、読む人の共感を得る目的で表現していく、“ドラマ仕立て”の型です。冒頭で主人公のマイナス(好ましくない状態)を描いたのち、その主人公に訪れる転機、その後の進化・成長を加え、ハッピーエンドへと向かう流れです。ストーリー型の文章は、右肩上がりの感情のラインになります。最初から最後までずっとプラス、あるいはずっとマイナスの平坦な展開では共感しにくく、心はあまり動きません。マイナスを克服した成長プロセスがあるからこそ、鮮やかに光り輝くのです。
ストーリー型は、お客様の体験談を伝えたり、自分の体験談を用いて部下を説得したり、企業のトップが会社のビジョンや理念を浸透させるシーンなどで活用できます。

リモートワークやオンライン会議などが増えてきたこともあり、仕事でメールやチャットを使う機会が今まで以上に増え、ビジネスパーソンの「書く能力」の重要性はますます高まっています。ところが、文章での伝え方が下手なために、成果を出せない人が少なくありません。社会に出てから文章の書き方を学ぶ機会はほとんどないために、多くの人が我流で「伝わらない文章」を書き続けてしまうのです。ビジネスライティング研修で、テンプレートを活用した文章の書き方を学ぶことで、誰にでもわかりやすく伝えることができ、ミスコミュニケーションやトラブルの防止に繋がります。
研修導入をご検討の方はお問い合わせください。

講師プロフィール

山口 拓朗 (やまぐちたくろう)

伝える力【話す・書く】研究所所長
山口拓朗ライティングサロン主宰者
株式会社アップリンクス取締役

出版社で雑誌記者・編集者を務めたのち、独立。24年間で3300件以上の取材・執筆歴を誇る。
独立当初、ある編集者から「もっと平易で明快な文章でないと、読者に伝わりません」と一喝され、ショックを受ける。以来、文章を書くうえでのマインドと技法を徹底的に研究し、独自の文章メソッドを確立。
現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて「論理的に伝わる文章の書き方」「好意と信頼を獲得するメールの書き方」「売れる文章&コピーの作り方」「ファンを増やすブログ記事の書き方」等の実践的ノウハウを提供。
モットーは「伝わらない悲劇から抜けだそう! 」。中学生にもわかる言葉で解説する丁寧な語り口に定評がある。
2016年からは300万人のアクティブフォロワーをもつ中国企業「行動派」に招聘され、中国の六大都市で「Super Writer養成講座」を定期開催している。
著書に『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける87の法則』(明日香出版社)、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)、『「9マス」で悩まず書ける文章術』(総合法令出版)など多数。
文章作成の本質をとらえたノウハウは言語の壁を超えて高く評価されており、中国、台湾、韓国など海外でも翻訳されている。

http://yamaguchi-takuro.com/
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